Innerhalb der Planungsphase eines Serviceeinsatzes wird regelmäßig festgestellt, dass der ausführende Techniker ein dringend benötigtes Ersatzteil mit zum Einsatzort bringen muss. Die genannten Ersatzteile werden in der Regel in einem Hauptlager zentral vorgehalten, sodass sie vor dem Einsatz den logistischen Weg in das Fahrzeug des jeweiligen Servicetechnikers finden müssen. Mit dem S/4HANA Release 2023 besteht nun die Möglichkeit, Ersatzteile innerhalb eines Serviceprozesses direkt aus einem Zentrallager in den Lagerort des Technikers komfortabel umzulagern.
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Prozessablauf der Umlagerung von Ersatzteilen
SAP S/4HANA Service ist eine integrierte Lösung, die speziell dafür entwickelt wurde, Serviceprozesse innerhalb eines Unternehmens zu optimieren und zu digitalisieren. Sie ermöglicht es, Serviceaufträge effizient zu planen, durchzuführen und nachzuverfolgen. Ein zentraler Aspekt dabei ist die Verwaltung und Bereitstellung von Ersatzteilen. Diese werden in S/4HANA Service nahtlos in den gesamten Serviceprozess eingebunden, sodass Techniker schnell und flexibel mit den richtigen Materialien versorgt werden.
In SAP S/4HANA Service werden Ersatzteile als Materialien verwaltet, die über Materialnummern eindeutig identifiziert sind. Diese Materialien sind bestandsgeführt und werden auf Lagerorte verteilt. Es gibt in der Regel Zentrallager für seltenere oder teurere Ersatzteile und separate Lagerorte für die Fahrzeuge der Techniker, in denen gebräuchlichere Teile vorgehalten werden. Dies ermöglicht eine flexible und effiziente Versorgung der Techniker mit den benötigten Teilen, direkt aus dem eigenen Fahrzeuglager.
Bei der Planung eines Serviceauftrags ist die Verfügbarkeit der notwendigen Ersatzteile ein zentraler Bestandteil. Sobald ein Kunde eine Serviceleistung beauftragt, prüft der Auftragsplaner, welche Ersatzteile voraussichtlich benötigt werden. Wird ein spezielles Ersatzteil aus dem Zentrallager benötigt, kann der Planer eine Umlagerung veranlassen, um sicherzustellen, dass der Techniker das richtige Material bei seinem Einsatz zur Verfügung hat.
Auslösung des Umlagerungsprozesses
Der Prozess der Umlagerung von Ersatzteilen kann direkt aus dem Serviceauftrag heraus angestoßen werden. Der Auftragsplaner weist das benötigte Ersatzteil einem bestimmten Techniker zu, indem er das Ersatzteil zusammen mit dem „Ziel-Techniker“ im System pflegt. Sobald die Ersatzteilposition im Auftrag freigegeben wird, legt das System automatisch eine Umlagerungsbestellung an. Dabei ermittelt S/4HANA anhand des zugewiesenen Technikers dessen persönlichen Lagerort – in der Regel das Fahrzeug des Technikers – und hinterlegt diese Information in der Umlagerungsbestellung. So wird sichergestellt, dass das Ersatzteil gezielt an den richtigen Lagerort des Technikers übertragen wird.
Logistische Abwicklung der Umlagerung
Die Abwicklung der Umlagerung in der Logistik erfolgt nach den Standardprozessen des Einkaufs und Warenwirtschaft. Optional kann die Standardlieferadresse des Technikerlagerortes im Umlagerungsprozess angepasst werden, sodass der Techniker das benötigte Ersatzteil auch an einem anderen Ort entgegennehmen kann.
Weiterer Verlauf des Serviceeinsatzes
Sobald das Ersatzteil im Fahrzeug des Technikers angekommen ist, kann dieser mit der eigentlichen Serviceausführung beginnen. Nachdem die Arbeiten abgeschlossen sind, meldet der Techniker seine Tätigkeiten sowie den Verbrauch des Ersatzteils zurück. Da sich das Ersatzteil bereits in seinem persönlichen Lagerort (dem Fahrzeug) befindet, kann unmittelbar eine Warenausgangsbuchung erfolgen, was den Prozess erheblich beschleunigt und die Bestandsführung vereinfacht.
Dieser optimierte Umlagerungsprozess in SAP S/4HANA Service sorgt dafür, dass Ersatzteile effizient und bedarfsgerecht dorthin gelangen, wo sie benötigt werden – direkt zum Techniker, ohne manuelle Eingriffe in den Logistikprozess.
Diese Art des Ersatzteilmanagements eignet sich insbesondere für Organisationen, in denen die Materialbedarfe für Serviceeinsätze vorab bekannt sind. Entweder weil die meisten Einsätze geplante Einsätze sind, wie z.B. Wartungseinsätze. Oder auch weil sich Reparatureinsätze bereits vorab durch Wissensdatenbanken zu bekannten Fehlern und nötigen Maßnahmen ausreichend qualifizieren lassen.
Setup in S/4HANA Service
Das Setup für die Umlagerung von Ersatzteilen in SAP S/4HANA Service erstreckt sich über mehrere Funktionsbereiche und betrifft nicht nur die Konfiguration innerhalb des Service-Moduls. Um den Prozess optimal zu gestalten, müssen auch Aspekte aus Einkauf und Logistik berücksichtigt werden. Dies sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Bereichen und gewährleistet, dass die benötigten Ersatzteile effizient und rechtzeitig zum Techniker gelangen.
Ein zentraler Bestandteil des Setups ist die Definition von Logistik-Teilszenarien. Hierbei wird festgelegt, wie Materialbewegungen zwischen verschiedenen Lagerorten – wie Zentrallagern und den Fahrzeugen der Techniker – ablaufen. Diese Szenarien bilden den Rahmen für die Umlagerung von Ersatzteilen und sorgen dafür, dass das System den physischen Materialfluss korrekt abbildet.
Ebenfalls von großer Bedeutung ist die Festlegung von Einkaufsbelegarten für spezifische Service-Vorgangsarten. Für Umlagerungen wird beispielsweise eine spezifische Belegart für Umlagerungsbestellungen definiert, die den Materialfluss systemseitig abbildet und sicherstellt, dass die Umlagerung korrekt im Einkauf verwaltet wird. Dies ermöglicht eine klare Trennung der verschiedenen Prozesse und sorgt für Transparenz in der Materialversorgung.
Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Zuordnung von Werk und Lagerort zu den jeweiligen Servicemitarbeitern. Da Techniker häufig ein eigenes Lager (in Form ihres Fahrzeugs) führen, muss dieses als Lagerort im System hinterlegt und mit dem Techniker verknüpft werden. So kann das System bei der Anlage einer Umlagerung automatisch den richtigen Ziel-Lagerort ermitteln.
Diese Konfigurationen in den Bereichen Logistik und Einkauf sind entscheidend, um den Prozess der Umlagerung von Ersatzteilen in SAP S/4HANA Service effizient und nahtlos zu gestalten.
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Constantin Schuch
- SEC Service Enterprise Consulting
Servitization with SAP, Salesforce & ServiceNow!
